De Walhoeve VZW

Privacyverklaring

Vzw De Walhoeve, gevestigd Eikhoekstraat 65 – 8640 Westvleteren, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Vzw De Walhoeve, Eikhoekstraat 65, 8640 Westvleteren, e-mail: info@dewalhoeve.be, tel.: 057 400747

website: www.dewalhoeve.be

 

De Functionaris Gegevensbescherming (DPO) van vzw De Walhoeve is te bereiken via:

DPO Vzw De Walhoeve, Eikhoekstraat 65, 8640 Westvleteren, e-mail: dpo@dewalhoeve.be tel.: 057400747

 

1.      Persoonsgegevens die wij verwerken

Vzw De Walhoeve verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

 

Categorie Soort persoonsgegevens
Gebruik website en eventuele webformulieren -          Voor- en achternaam-          Adresgegevens-          Telefoonnummer-          E-mailadres

-          IP- adres (geanonimiseerd)

-          Overige persoonsgegevens die u actief  verstrekt, bijvoorbeeld via een webformulier op onze website

Gebruik WIFI -          MAC-adres van de verbonden hardware-          Volume van verbruikte data-          Tijdstip van toegang-          Tijdstip en duur van meest recente connectie met het WIFI netwerk
Nieuwsbrief -          E-mailadres
Uitnodigingen op papier -          Voor- en achternaam-          Adresgegevens
Boekhouding -          Voor- en achternaam-          Bedrijfsnaam-          Adresgegevens-          Telefoonnummer

-          E-mailadres

-          BTW nummer

2.      Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Vzw De Walhoeve verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

Gegevens van personen jonger dan 16 jaar:

Gezien vzw De Walhoeve haar diensten specifiek richt op minderjarigen en hun context in het kader van integrale jeugdhulp en opvoedingsondersteuning, kunnen personen jonger dan 16 jaar gebruik maken van de diensten aangeboden door vzw De Walhoeve.

In de mate van het mogelijke geven ouders, opvoedingsverantwoordelijken of voogd toestemming voor het gebruik van deze diensten door personen jonger dan 16 jaar, of zijn zij minstens op de hoogte dat deze personen de diensten van vzw De Walhoeve gebruiken.

Op onze website kunnen wij niet controleren of een gebruiker al dan niet jonger is dan 16 jaar.  Wij raden ouders, opvoedingsverantwoordelijken of voogd dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over hun kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming.  Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact op met ons via dpo@dewalhoeve.be, dan verwijderen wij deze informatie in zoverre wij wettelijk niet verplicht zijn om deze informatie bij te houden.

 

3.      Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Vzw De Walhoeve verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

-          U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren.

-          U te kunnen informeren over wijzigingen van onze diensten en eventuele producten.

-          Het afhandelen van een betaling.

-          Verzenden van onze nieuwsbrief, mits uw uitdrukkelijke toestemming.

-          Om diensten en/of goederen bij u af te leveren.

-          Klachtenbehandeling

-          Vzw De Walhoeve verwerkt ook persoonsgegevens als wij daar wettelijk toe verplicht zijn, of als we dit relevant achten zoals (dossier) gegevens die wij nodig hebben voor onze begeleidingen.

Detailoverzicht:

Categorie-          Soort persoonsgegevens Doel van de verwerking Grondslag
Gebruik website
-          IP adres (geanonimiseerd) -          Bijsturen en optimaliseren van websitebezoek -          Gerechtvaardigd belang
-          Voor- en achternaam-          Adresgegevens-          Telefoonnummer-          E-mailadres

-          Overige persoonsgegevens die u zelf verstrekt

-          Uw aankoop/inschrijving verwerken en afhandelen-          U antwoorden en/of informeren over de afhandeling van je contactname-          Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclame -          Uw toestemming-          Overeenkomst
Gebruik WIFI
-          Voor- en achternaam-          IP adres-          MAC adres van de verbonden hardware-          Volume van verbruikte data

-          Tijdstip van toegang tot WIFI netwerk

-          Tijdstip en duur van meest recente connectie met WIFI-netwerk

-          Beveiliging-WIFI netwerk-          Monitoring dataverbruik-          Pedagogische opdracht: mediawijsheid en correct internetgebruik aanleren aan cliënten 

 

-          Gerechtvaardigd belang-
Nieuwsbrief
-          E-mailadres -          Verzenden van de nieuwsbrief -          Uw toestemming
-          Uitnodigingen (Walhoevefeesten, voordracht, …)
-          Voor- en achternaam-          Adresgegevens-          E-mailadres -          Bezorgen van uitnodigingen -          Uw toestemming
-          Boekhouding
-              Voor- en achternaam-              Bedrijfsnaam-              Adresgegevens-              Telefoonnummer

-              E-mailadres

-              BTW nummer

- Voeren van boekhouding -Wettelijke verplichting-Gerechtvaardigd belang
Begeleiding
Mogelijke persoonsgegevens die we verwerken:-          Identificatiegegevens-          Financiële bijzonderheden

-          Leefgewoonten

-          Samenstelling van het gezin

-          Vrijetijdsbesteding en interesses

-          Lidmaatschappen

-          Gerechtelijke gegevens

-          Woningkenmerken

-          Gegevens betreffende de gezondheid

-          Opleiding en vorming

-          Beroep en betrekking

-          Rijksregisternummer / identificatienummer Sociale Zekerheid

-          Raciale of etnische gegevens

-          Gegevens over het seksuele leven

-          Politieke opvattingen

-          Lidmaatschappen van vakvereniging

-          Filosofische of religieuze overtuigingen

-          Politieke opvattingen

-          Beeldopnames

 

 

 

-          Hulpverlening -          Wettelijke verplichting-          Naleven overeenkomst-          Toestemming 
klachtenbehandeling
Mogelijke persoonsgegevens die we verwerken:-          Identificatiegegevens-          Financiële bijzonderheden

-          Leefgewoonten

-          Samenstelling van het gezin

-          Vrijetijdsbesteding en interesses

-          Gerechtelijke gegevens

-          Woningkenmerken

-          Gegevens betreffende de gezondheid

-          Opleiding en vorming

-          Beroep en betrekking

-          Raciale of etnische gegevens

-          Gegevens over het seksuele leven

-          Politieke opvattingen

-          Lidmaatschappen van vakvereniging

-          Filosofische of religieuze overtuigingen

-          Politieke opvattingen

 

-          klachtenbehandeling -          wettelijke verplichting

 

4.      Geautomatiseerde besluitvorming

Vzw De Walhoeve neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.  Het gaat hier om besluiten door computerprogramma’s of –systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van vzw De Walhoeve) tussen zit.

5.      Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Vzw De Walhoeve bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw  gegevens worden verzameld.  Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën van persoonsgegevens, tenzij de wetgeving ons andere verplichtingen oplegt:

 

Categorie Bewaartermijn
Gebruik website Maximaal 1 jaar na meest recente websitebezoek of na volledige afhandeling van de overeenkomst opgestart door het invullen van het webformulier
Gebruik WIFI Maximaal 1 jaar na laatste toegang tot WIFI-netwerk
Nieuwsbrief Maximaal 14 dagen na uitschrijven op de nieuwsbrief
Uitnodigingen Maximaal 14 dagen na de vraag voor verwijdering
Boekhouding 10 jaar
Begeleiding Maximaal 5 jaar na meerderjarigheid
Klachtenbehandeling Maximaal 5 jaar

 

6.      Delen van persoonsgegevens met derden

Vzw De Walhoeve verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.  Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.  Vzw De Walhoeve blijft verantwoordelijk voor deze verwerking.

Bijzondere en/of  gevoelige gegevens kunnen in het kader van de hulpverlening worden gedeeld met derden als hiervoor een wettelijke verplichting bestaat.  In andere gevallen kan dit enkel , zowel op uw vraag als op ons initiatief, binnen het gedeeld beroepsgeheim.  Hiervoor is uw instemming vereist.  Uw instemming in het geval van gedeeld beroepsgeheim impliceert dat vzw De Walhoeve duidelijk maakt wie de bestemmeling is, met welk doel vzw De Walhoeve de informatie deelt en om welke informatie het precies gaat.  U kunt zich ook verzetten tegen het delen van de betreffende informatie.

7.      Cookies of vergelijkbare technieken die we gebruiken

Vzw De Walhoeve gebruikt alleen technische en functionele cookies, alsook analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.  Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.  De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor uw gebruiksgemak.  Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.  U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.  Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Voor het monitoren haar website gebruikt vzw De Walhoeve Google Analytics:

Cookie: Googly Analytics
Naam: _utma
Functie: Analytische cookie die websitebezoek meet
Bewaartermijn: 2 jaar

8.      Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.  Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door vzw De Walhoeve.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar:

DPO Vzw De Walhoeve, Eikhoekstraat 65, 8640 Westvleteren, e-mail: dpo@dewalhoeve.be tel.: 057400747

 

9.      Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Vzw De Walhoeve neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn voor misbruik, neem dan contact op via dpo@dewalhoeve.be

Vzw De Walhoeve wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder: de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel, contact@apd-gba.be .